如果你还没有对这个文档进行过保存，你会被提示说你必须在签名之前对其进行保存，接着“另存为”对话框就会弹出让你进行操作。此时，“签名”对话框也会出现，显示出要签名在文档中的用户名，并且提供给你一个空间，让你输入对文档签名的理由，如图12所示。

你可以点击“更改”按钮来更改用户名，但仅能够更改为具备证书的用户。要对文件进行签名，则点击“签名”按钮。此时，一个“签名确认”的对话框会弹出，提示你签名已经与文档一起被保存。如果该文档发生了更改，签名也会随之失效，并且当任何人打开这个文档时都会得到提示。如果签名中存在任何问题，“签名”的任务窗格就会显示出来，指出其中存在的问题。

状态栏中一个红色的按钮就表明文档已经被签名。

你也可以对一个文档添加数字签名行，因此，签名者能够添加他们自己的数字签名。要完成此操作，点击Ribbon上的“插入”选项卡，点击“签名行”，接着选择“Microsoft Office签名行”。这样就会打开一个“签名设置”对话框，如图13所示。

在此，你可以插入签名者的名字、职务、电子邮件地址以及对签名人的特别说明。你也可以在一个文档中插入多个签名行。

如果你愿意的话，你也可以允许签名人在“签署”对话框中添加注释，你也可以让Office应用程序在签名行中自动插入日期。

签名行被插入文档中后如图14所示。

当你双击签名行的时候，“签名”对话框会出现，如图15所示。