在如今的商业环境中，我们对办公软件的期待决不仅仅是收发电子邮件的能力、排版文档、制作工作表以及创建幻灯片这么简单。我们还需要有办法保护这些文件不受非授权人的访问，感染恶意代码，以及防止我们的文件被共享的对象将其滥用。

在现代网络中，已经有很多的安全手段能够帮助我们保护我们的文件。防火墙帮助我们限制入侵者访问我们存储文件的网络；杀毒软件帮助我们检查文档和电子邮件中的病毒及其它恶意软件；IPSec则能够用来加密数据，以防数据在网络中被捕获到时能够在包级被查看；访问控制、文件级别许可以及EFS加密则能够阻止组织中未被授权的人访问文件。

但是，最好的安全防护方法应该是一个多层级的，并且其中的层级越多越好。即使在现在的操作系统中都内置了一些网络安全的保护功能，但人们仍然会寻求其它的安全应用程序。微软的Office 2007中就有许多数据保护的特性，它们能够帮助你将那些用Word、Excel和PowerPoint创建的文件的机密性和完整性。在这篇文章中，我们将会看到如下内容：

如何使用文档加密来用密码保护文档。

如何限制对文档的格式和编辑。

如何使用数字签名来确保文档和信息不会在传输过程中被窜改。

同时，在接下来的文章中，我们还会阐述以下内容：

在文档和信息被拷贝、转存或将它们发送给其他人时，如何使用信息权限管理（IRM）来得到相关消息。

在将文档发送给其他人之前，如何查验文档中隐藏的个人信息。

如何使用受信中心来保护你的隐私，并防止有害内容侵入文档。

文档加密/密码保护

Office 2003中的密码保护通常都是遭到人们所批评的，因为它的加密性非常薄弱。尽管它使用了128位加密密钥的RC4算法流密码、初始矢量（IV）以及你每次加密时所使用的密钥流。这也就意味着黑客能够通过对比一个受密码保护文件的两个版本来将密码进行破解。如果你没有黑客的技术怎么办呢？没有问题，很多软件都能够作为“密码还原工具”来将Office 2003的密码破解。

Office 2007使用的是128位加密密钥和SHA-1散列的AES（高级加密标准）。为了能够具备更有力的保护功能，你可以通过编辑注册表或使用组策略来创建256位程度的密钥。这样就增强了用密码保护的文件的安全性，特别是在你使用了较长、较复杂的密码时。

与早先版本的Office的兼容性

如果你想将加密的文件与那些还在使用旧版本Office的用户共享那要怎么办呢？使用Office XP或Office 2003的用户如果想要打开使用Office 2007加密的文件只有在如下情况可行：

他们运行的操作系统能够支持AES（Windows XP SP2、Windows Server 2003或是Windows Vista）。

他们安装了为Word、Excel和PowerPoint 2007文件格式所开发的Microsoft Office兼容包（这可以在微软的网站上下载到）。

如何在Office 2007中加密一个文件

要在Word、Excel或是PowerPoint中用密码加密文件，可以先点击Office程序窗口中左上角的Office按钮。选择“准备>加密文档”。如图1所示。