4、在字段插入完成后，我们还没有看到具体的姓名和称谓，这时，单击【邮件合并】工具栏上的【查看合并数据】按钮，怎么样？看到什么了？是不是Excel数据源中第一个人的名字出现在邀请函上了？这时，如果你想查看下一个人的信息，只需要单击邮件合并工具栏上的【下一记录】按钮，就可以继续查看了。如果想查看合并后全部的内容，就单击邮件合并工具栏上的【合并到新文档】按钮，这时就会生成一个新的文档，把全部的邀请函都显示出来。如图6所示。如果要将邀请函全部打印出来，只需要单击邮件合并工具栏上的【合并到打印机】按钮就可以了。

以上就是word中邮件合并应用的一个例子，邮件合并功能的用处很多，比如制作信封、制作各种内容不同格式却相同的表格等，大家可以多多发挥自己创意，让你的工作变的轻松和高效。

制作行政文书

行政文书在日常的办公中也使用的很频繁，比如各种规章制度、计划、总结等，都属于行政文书，那么在制作文书的时候有什么办法可以提高我们的输入和编辑效率呢？这就是接下来我要给大家介绍的word中的“样式”功能。

很多人都是在录入文字后，用“字体”、“字号”等命令来给文档设置格式，用“两端对齐”、“居中”等命令来对齐段落，但这样的操作重复性很强，而且一旦出了问题又要反复的修改，效率极低。因此我们在对文档进行编辑时要学会使用样式。

Tips：样式是什么？

样式实际上就是格式的一个集合。设置时只需选择一下某个样式，就能把其中包含的各种格式一次性设置到文字和段落上。

我们看一下，图7这样的“工作手册”，是怎么进行样式设置的。

1、先把文档输入完成，如图7所示。并且进行一些简单的格式的设置。